فرآیندبرنامه ریزی نیروی انسانی
در تعريف برنامه ريزي نيروي انساني ذكر اين نكته ضروري است كه اكثر صاحبنظران مديريت، برنامه ريزي نيروي انساني را در اصل يك فرآيند استراتژيك ميدانند كه در جهت اهداف كلي سازمان و شيوههاي لازم براي نيل به آن حركت ميكند. براي فرآيند برنامهريزي نيروي انساني (HRP: HUMAN RESOURCES PLANTNG) تعاريف متعددي بيان شده است كه تعدادي از آن به شرح زير است:
1- برنامه ريزي نيروي انساني را فرآيند پديد آوردن و تعيين هدفها، سياستها و برنامههايي گويند كه به پرورش، كاربرد و توزيع نيروي انساني ميپردازد تا مقاصد اقتصادي، خدماتي و ... تأمين ميشود.
2- برنامه ريزي نيروي انساني فرآيندي است كه بوسيله آن سازمان تعيين ميكند كه براي نيل به اهداف خود به چه تعداد كارمند با تخصص و مهارتهايي براي چه مشاغلي نياز دارد.
3- تعيين تعداد افرادي كه در سالهاي آينده براي تأمين هدفهاي سازمان بايد انتخاب گردند، آموزش ببينند، ترفيع يابند، بازنشسته يا اخراج شوند و مانند آن كه براساس تسهيلات و وسايل مورد نياز تخمين زده ميشود.
مراحل برنامه ريزي نيروي انساني:
برنامه ريزي منابع انساني را در چهار مرحله ميتوان به اجرا درآورد:
1- مرحله اول: در مرحله اول گردآوري، تحليل و پيش بيني دادهها به منظور پيشبيني عرضه منابع انساني صورت ميگيرد. اين مرحله بر پا داشتن يك نظام اطلاعاتي منابع انساني است كه به دنبال آن با افزودن بر نظام اطلاعاتي منابع انساني تقاضاي منابع انساني نيز مورد پيش بيني قرار ميگيرد.
2- مرحله دوم: در اين مرحله هدفها و سياستهاي كلي منابع انساني تعيين ميگردند و بدنبال آن حمايت مديران بلند پايه در مورد آنها (هدفها) جلب ميشود.
3- مرحله سوم: اين مرحله شامل طراحي و به انجام رساندن طرحها و برنامههاي عملي در زمينههايي مانند كارمند يابي، آموزش و ترفيع است كه سازمان را قادر خواهد ساخت به هدفهاي منابع انساني خود دست يابد.
4- مرحله چهارم: نظارت بر طرحها و برنامههاي امور كاركنان و ارزيابي آنها به منظور آسان كردن پيشرفت بسوي هدفهاي برنامهريزي منابع انساني در اين مرحله صورت ميپذيرد.
برنامه ريزي راهبردي منابع انساني و پيوند آن با برنامه ريزي استراتژيك:
همانطور كه ذكر شد برنامه ريزي در واقع عبارتست از طريقه و روش نيل به اهداف سازماني. از اين رو برنامهريزي استراتژيك فرآيندي است كه ضمن آن اهداف بلند مدت سازماني تعيين و تصميمگيري بر مبناي روشها، جهت دستيابي به اين اهداف را در بر ميگيرد كه از قبل پيشبيني شدهاند. برنامه ريزي منابع انساني در واقع فرآيندي است براي ارزيابي تقاضا، اندازه، ماهيت و عرضه منابع انساني براي نيل به تقاضاي مورد نياز. از اين رو، نخستين مرحله هر برنامه مديريت امور كاركنان و منابع انساني، برنامه ريزي نيروي انساني است. برنامه ريزي منابع انساني به طور مستقيم با برنامه ريزي استراتژيك پيوند مييابد و مهمترين عامل و ابزاري كه اهداف و خطمشيهاي سازماني را به اهداف و برنامههاي منابع انساني ارتباط ميدهد، برنامهريزي استراتژيك منابع انساني است. از اين رو، بين برنامهريزي منابع انساني و برنامهريزي استراتژيك ارتباط تنگاتنگي وجود دارد.
برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني:
دوچينر و رابينز معتقدند برنامه ريزي منابع انساني فرآيندي است كه بوسيله آن سازمان معين ميكند كه براي نيل به اهداف خود به چه تعداد كارمند، با چه تخصص و مهارتهايي، براي چه مشاغلي و در چه زماني نياز دارد. در واقع آنچه در برنامه ريزي منابع انساني در اولويت قرار دارد تجزيه و بررسي تعادل عرضه و تقاضا با يك روش ساختار يافته است، اين امر با يك تصوير روشن و با حركت سريع با توجه به آينده آغاز ميگردد و مقصود آن است كه زمينههاي علمي را بعنوان يك نتيجه، تجزيه و تحليل و تعيين كرد. در فرآيند برنامه ريزي منابع انساني ما به شناخت اعضا و مهارتهاي مورد نياز براي انجام وظايف روزمره و تغييراتي كه ممكن است ظرفيت كار را در آينده و حجم فعاليتهاي تعهد شده را تغيير دهد نيازمنديم. اين امر درك خوبي از استراتژي و برنامههاي تجاري جزئيتر را در بر ميگيرد. در برنامهريزي منابع انساني مشخص ميشود سازمانها نياز به شناخت دقيق از اعضاء و ويژگيها و روابط بين آنان با سازمان دارد. برنامهريزي منابع انساني با مفاهيم محيط و عمليات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلي و خارجي ميشود. از مهمترين عوامل خارجي (محيطي) ميتوان فشارهاي اقتصادي، تغييرات تكنولوژي، قوانين و مقررات، وضعيت سياسي، بازار نيروي كار و آموزش را ذكر كرد. و مهمترين عوامل داخلي شامل هدف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انساني و ذينفعان ميگردد.
با عنايت به مطالب فوقالذكر ميتوان گفت: در برنامهريزي منابع انساني به دنبال پاسخگوئي به دو سؤال زير هستيم:
1- چه افرادي مورد نيازند؟
2- چگونه بايد اين نياز تأمين شود؟
ويژگيهاي برنامه ريزي منابع انساني:
برنامه ريزي منابع انساني داراي ويژگيهايي به شرح زير است:
1- آگاهي: ايجاد مفروضات روشن و آماده در زمينه منابع انساني
2- تحليلي: متكي بر يك سري قضاوتها و واقعيتها
3- هدف گرا: ابزاري براي تصميمگيري سازماني، در جهت نيل به اهداف سازماني
4- چشم انداز به آينده: پيش بيني و آينده نگري در مورد منابع انساني
5- اجتماعي يا جمعگرايي: توجه به گروهها و نه افراد
6- كمي: توجه به افراد و اعضاي سازمان
علل عدم برنامه ريزي نيروي انساني:
برنامهريزي نيروي انساني ضرورتي انكار ناپذير براي سازمانهاي امروزي است. در عصر جديد به مقوله برنامهريزي نيروي انساني در سازمانها توجه ويژهاي شده است. از اين رو در ميان سازمانهاي نوين كمتر سازماني را ميبينيم كه از اين موضوع غفلت نموده باشد. عليايحال عدم برنامه ريزي نيروي انساني به دلايل مختلفي در سازمانها ممكن است به وقوع بپيوندد كه عمدهترين آنها عبارتند از:
1- نبود متخصصان برنامه ريزي نيروي انساني
2- نبود ديد استراتژيك در سازمان
3- توجه كمتر به نيروي انساني تا منابع مالي
موانع اجراي برنامه ريزي منابع انساني:
بررسيها در سازمانهاي مختلف نشان داده است كه در مسير اجراي برنامهريزي منابع انساني موانع و مشكلات زيادي بروز ميكند كه عدم توجه به آن ميتواند در توفيق اجراي برنامهريزي منابع انساني تأثير نامطلوبي داشته باشد. عمده اين موانع به شرح زير است كه شناخت و آگاهي مناسب آنها و تلاش و كوشش در جهت رفع و يا به حداقل رساندنشان ميتواند زمينه كاميابي اجراي برنامهريزي منابع انساني را فراهم آورد.
1- بدبيني نسبت به برنامه ريزي و مقاومت واحدهاي عملياتي (عدم پيوند بين مباحث تئوريك و عمليات واحدهاي اجرايي)
2- عدم ارتباط بين فعاليتهاي مختلف در فرآيند برنامه ريزي
3- تضاد و تعارض در منابع انساني
4- استفاده از فنون نامناسب برنامه ريزي
5- پيش بيني آينده منابع انساني براساس خط روند گذشته بدون توجه به نيازها و الزامات آينده
6- عدم توجه به جنبههاي كيفي (توسعه مهارتهاي خاص و عملكرد بالقوه افراد)
7- نگرش به برنامه ريزي منابع انساني بعنوان يك موضوع اجرايي كوتاه مدت
فرآيند برنامه ريزي نيروي انساني:
در فرآيند برنامهريزي منابع انساني از طريق مميزي، فرصتها و تهديدها شناسائي ميگردد و با كمك تجزيه و تحليل منابع داخلي سازمان در سطح خرد و كلان نقاط قوت و ضعف سازمان مورد بررسي قرار ميگيرد و با توجه به اهداف سازماني برنامهريزي نيروي انساني انجام ميشود. در فرآيند برنامهريزي نيروي انساني ابتدا مميزي وضعيت صورت ميگيرد كه شامل تجزيه و تحليل محيطي و ارزيابي سازماني است نمود و نتيجه اين مميزي به پيشبيني نيروي انساني مورد نياز منجر خواهد شد. پس از برآورد نيروي انساني موجود در سازمان و مقايسه بين نيروي انساني مورد نياز و نيروي انساني موجود برنامه آينده مديريت منابع انساني مشخص ميگردد.
مزاياي برنامه ريزي نيروي انساني:
مزاياي برنامهريزي به طور عام و برنامهريزي نيروي انساني به طور خاص مقولهاي آشكار در فرآيند مديريت است. به عبارت ديگر كمتر كسي است كه امروزه اهميت برنامهريزي را انكار كند. به تبع آن با توجه به اهميت منابع انساني در بين منابع سازماني، برنامه ريزي نيروي انساني در سازمانها از اهميت روزافزوني برخوردار گرديده ا ست. امري كه حصول آن منافع بلند مدتي را براي سازمانها به همراه خواهد داشت.
عمدهترين مزاياي برنامه ريزي نيروي انساني به شرح زير است:
1- استفاده بهينه و مطلوب از نيروي انساني موجود در سازمان
2- تأمين نيروهاي انساني بالنده براي سازمان
3- هماهنگي منابع انساني در جهت تحقق اهداف بلند مدت سازمان
4- تأمين منابع انساني با حداقل هزينه
5- فراهم نمودن هزينه لازم براي تحقق ساير اهداف مديريت منابع انساني
