وظایف سازمان رسمی

سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش­ها است؛ كه به‌صورت رسمی سامان یافته است.به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبكه­ای از ارتباطات و اختیار، كه افراد و گروه‌هایی كه وظایف مهمی انجام می­دهند، را به‌هم مرتبط می­سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یك سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط كاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیكه سازمان رسمی تعیین می­كند، چه فردی به چه كسی، گزارش می­دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، كه چه كسی، عملا با چه كسی، به تعامل می­پردازد.در نمودارهای سازمانی، می­توان ساختار رسمی سازمان و اینكه چه كسانی مسئول چه نوع كارها و یا فعالیت­هایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی می­تواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند كار­های مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص كند. ولی نمودار سازمانی باعث می­شود كه برخی از ویژگی­های ساختار سازمانی از نظر­ها پنهان بماند. از یك دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است كه افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیت­های یكسان یا برابر هستند؛ در حالی‌كه همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمی­تواند در روابطی كه بین افراد به‌وجود می­آید (سازمان غیر رسمی)، خدشه­ای وارد كند یا سد راه آن گردد.وظایف سازمان رسمی

چستر بارنارد، اولین كسی است كه روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند­های تصمیم­گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه كرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش­ها و شبكه­های اجتماعی و غیر رسمی و نظام­های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد كه هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یكنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌كند. وی یكی از نخستین اندیشمندانی بود كه به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد كه روابط غیر­رسمی، هم به انجام كارها كمك می­كند و هم می‌تواند به كاركنان در تأمین نیازهای اجتماعی­شان كمك كند.هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد كه سازمان غیر رسمی روابط شخصی­ای است، كه در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر می‌گذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمی­گردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.در همین زمینه كیت دیویس، معتقد است كه سازمان‌های غیر رسمی، شبكه­ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند كه لزوما توسط سازمان شكل نگرفته اند؛ بلكه به گونه­ای خودجوش با همكاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می­آیند. سازمان­های غیر رسمی ممكن است دربرگیرنده افرادی از یك سازمان باشند، كه مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می­پردازند؛ یا افرادی كه در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می­پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینكه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می­آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می­گذارد. در هر زمان ممكن است، یكی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی­توجهند.

وظایف رهبر

رهبری در یک سازمان، نقشی است که وظیفه آن عبارت است از ^[۴]:

1. تبیین کردن چشم‌انداز سازمان
2. یه اشتراک گذاشتن آن به‌نحوی که افراد مشتاقانه برای رسیدن به آن مشارکت کنند
3. فراهم کردن اطلاعات، دانش و متدهای مورد نیاز برای دسترسی به آن
4. ایجاد تعادل بین منافع متعارض ذی‌نفعان سازمان

برخی از صاحب‌نظران، رهبری را ارتباط بین گروهی از افراد می‌دانند که طی آن، یک نفر می‌کوشد دیگران را به سمت هدف مشخصی سوق دهد. همچنین به عبارت ساده‌تر می‌توان رهبری را فرآیندی تعریف کرد که طی آن مدیریت سازمان می‌کوشد تا با ایجاد انگیزه و ارتباط موثر، کارکنان را از روی علاقه و میل به انجام وظایف سازمانی ترغیب کنند و رسیدن به اهداف سازمانی را تسهیل نمایند.^[۵]

در عین حال، صاحب‌نظران معتقدند که رهبران، پیشاپیش گروه می‌ایستند و با استفاده از حداکثر توانایی‌های خود، به گروه کمک کنند که به اهداف مورد نظر دست یابند.^[۶]

سبک‌های رهبری [ویرایش]

در ادبیات مدیریت، سبک‌های مختلفی از رهبری شناخته و تعریف شده است. نکته قابل توجهی که در بررسی این سبک‌ها وجود دارد این است که نمی‌توان سبک خاصی را برای همه سازمان‌ها ایده‌آل شمرد یا تجویز کرد. انتخاب یا شکل‌گیری سبک رهبری در یک سازمان بستگی به بلوغ سازمانی و ماهیت کسب و کار سازمان دارد.

سبک‌های مبتنی بر استفاده از اقتدار [ویرایش]

برخی از طبقه‌بندی‌ها، رهبران و سبک‌های رهبری را بر اساس میزان استفاده از اقتدار طبقه‌بندی می‌نمایند. بر این اساس در یک سوی طیف، رهبران مستبد قرار دارند که فرمان می‌دهند و اطاعت می‌خواهند. آنها این کار را بر اساس توانایی پاداش دادن و تنبیه کردن افراد خود انجام می‌دهند. در سوی دیگر طیف، رهبرانی هستند که از قدرت خود خیلی کم استفاده می‌کنند و به زیردستان خود درجه بالایی از استقلال می‌دهد.سبک بینابینی نیز رهبری مرمسالار است که برای تصمیم‌گیری، با زیردستان خود مشورت می‌کند و درنهایت تصمیم‌گیری می‌نماید. در عین حال سبک‌های میانه دیگری نیز وجود دارند که از جمله می‌توان به رهبری مستبد خیرخواه و رهبری حامی اشاره کرد.^[۷]

وظایف رهبریبر اساس مطالعاتی که در دانشگاه میشیگان صورت گرفت، چهار سیستم مدیریت شناسایی شده است. این سیستم‌ها دارای شباهت به سبک‌های مدیریت مبتنی بر استفاده از اقتدار هستند. بر این اساس، چهار سیستم رهبری در سازمان‌ها وجود دارد: مدیریت استثماری-استبدادی، مدیریت خیرخواهانه-استبدادی، مدیریت مشاوره‌ای و سیستم مشارکت گروهی.^[۸

تعریف سازماندهی

ساختار سازمانی [ویرایش]

ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمانی آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند با هم تفاوت دارند. ساختار سازمانی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی است زیرا مدیران عالی بطور رسمی آن را پدید می‌آورند^[۵]. ساختار سازمانی از عواملی چون «محیط»، «فن‌آوری»، «اندازه»، و «استراتژی» سازمان و نحوهٔ توزیع «قدرت کنترل» در آن قرار دارد^[۶].

ساختار رسمی [ویرایش]تعریف سازماندهی

ساختار رسمی را مسئولان به‌طور قانونی بنیان می‌گذارند و تصویب می‌کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی اجرای آنها مشخص می‌شود^[۷].

ساختار غیر رسمی [ویرایش]

ساختار رسمی به‌طور طبیعی پس از ایجاد ساختار رسمی پدید می‌آید. سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل و تحکیم می‌کند یا آن را گسترش می‌دهد^[۸].

عوامل پنج گانه هماهنگی شغلی [ویرایش]

1. سازگاری رویاروئی: همانند پارو زدن دو نفر در یک قایق
2. سرپرستی مستقیم: همانند پارو زدن پانزده نفر در یک قایق زیر نظر یک نفر
3. استاندارد کردن فرآیندهای کاری: تجربه خانم راکو
4. استاندارد کردن بازده کاری: همانند رانندگان تاکسی های خطی
5. هماهنگی از طریق مهارتهای شغلی: بکارگماری افراد با مهارت های استاندارد و با تکیه بر آموزش